BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Dalam era globalisasi dan juga teknologi saat
ini perpustakaan memiliki peran sebagai sumber-sumber informasi
pengetahuan.Perpustakaan juga tak lepas ikut berperan dalam pengembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi atau yang biasa disebut dengan IPTEK, akan tetapi peran
perpustakaan tersebut masih belum dikenal oleh masyarakat luas, padahal seiring
berkembangnya ilmu pengetahuan saat ini semua orang dapat mengakses media dari
perpustakaan atau dapat membaca buku maupun mencari berbagai informasi
dimanapun dan kapanpun melalui perpustakaan digital atau yang biasa dikenal
dengan Digital Library. Dalam penulisan makalah ini saya akan membahas berbagai
hal mengenai perpustakaan serta struktur organisasi dalam perpustakaan.
1.2 Rumusan
Masalah
1. Apa
Tugas dari sebuah pepustakaan ?
2. Bagaimanakah
peran dari sebuah perpustakaan?
3. Bagaimana
struktur organisasi yang ada pada perpustakaan?
1.3 Tujuan
1. Untuk
mengetahui apa tugas dari didirikanya sebuah perpustakaan
2. Untuk
mengetahui peran dari sebuah perpustakaan
3. Untuk
mengetahui bagaimana struktur perpustakaan agar dapat dijalankan secara optimal
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Tugas dari Sebuah Perpustakaan
Sebelum
kita membahas mengenai apa tugas dari sebuah perpustakaan itu, kita akan
membahas terlebih dahulu apa pengertian dari perpustakaan, dan berikut adalah pengertian perpustakaan menurut
beberapa para ahli:
Perpustakaan adalah
suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga tertentu
yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku- buku atau bukan berupa buku yang
diatur secara sistematis menurut
aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi
oleh setiap penggunanya (Bafadal, 2008:3).
Menurut Hornby (1968:562) pengertian
perpustakaan sebagai berikut
Library:
room or building for a collection of books kept there for reading the books in such
a room or building.Pengertian diatas
dapat diartikan sebagai berikut Perpustakaan:
ruangan atau gedung untuk suatu koleksi buku yang
disimpan disitu untuk bacaan
buku didalam ruangan atau gedung.
Pengertian diatas adalah pengertian
perpustakaan umum yang disampaikan oleh
para ahli, kemudian kita akan membahas mengenai tugas dari sebuah perpustakaan.
Suwarno (2010:45) tugas perpustakaan biasanya terdapat dalam bagan organisasi dan dalam bagan tersebut juga dicantumkan besar kecilnya volume pekerjaan
dan dalam bagan tersebut juga dicantumkan terselenggaranya perpustakaan tidak
dapat bediri sendiri, melainkan juga terkait baik secara langsung maupun tidak
langsung dengan unit kerja lembaga lain.
Tugas perpustakaan secara garis
besar terdiri dari 3 (Sutarno NS, 2005:61) yakni:
a.
Tugas menghimpun informasi,
meliputi kegiatan mencari, menyeleksi, mengisi perpustakan dengan sumber
informasi yang memadai/lengkap baik dalam arti jumlah, jenis maupunmutu yang
disesuaikan dengan kebijakan organisasi, ketersediaan dana, dan keinginan
pemakai serta mutakhir.
b.
Tugas mengelola, meliputi
proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi,
mudah ditelusuri kembali(temu balik informasi) dan diakses oleh pemakai, dan
merawat bahan pustaka. Pekerjaan pengolahan mencakup pemeliharaan atau
perawatan agar seluruh koleksi pepustakaan tetap dalam kondisi bersih, utuh dan
baik. Sedangkan kegiatan mengeloladalam pengertian merawat adalah kegiatan yang
dilakukan dalam rangka preservasi dan konservasi untuk menjaga nilai-nilai
sejarah dan dokumentasi.
c.
Tugas memberdayakan dan
memberikan layanan secara optimal.
Perpustakaan, sebagai pusat informasi yang menyimpan berbagai ilmu
pengetahuan, memberikan layanan informasi yang ada untuk dibedayakan kepada
masyaakat pengguna, sehingga perpustakaan menjadi agen perkembangan ilmu
pengetahuan dan informasi, teknologi dan budaya masyarakat. Termasuk dalam
tugas ini adalah upaya promosi dan publikasi serta sosialisasi aga masyarakat
pengguna mengetahui dengan jelas apa yang ada dan apa yang dapat dimanfaatkan
dari perpustakaan
2.2
Peran Perpustakaan
Setelah kita
mengetahui apa tugas dari sebuah perpustakaan, kemudian kita membahas mengenai peran dari sebuah
perpustakaan yang secara umum adalah sebagai
pusat sumber informasi bagi masyarakat umum. Suwarno (2010:44) istilah peran
disini adalah kedudukan, posisi, dan tempat perpustakaan beroperasional. Apakah
penting, strategis, sangat menentukan, berpengaruh, atau hanya sebagai pelengkap saja. Jika memperhatikan konsep
dasarnya sebagai pusat informasi, tentu perpustakaan mendapatkan peran yang
cukup strategis di tengah-tengah masyarakat. Memang, baik tidaknya perpustakaan
itu tergantung bagaimana kinerjanya. Artinya, apakah perpustakaan itu
professional dalam pengelolaanya, loyal dalam pencapaian visi dan misinya, dan
sebagainya, sehingga perpustakaan itu benar-benar menjadi pusat informasi.
Karena kinerja atau performa akan menentukan citra perpustakaan di mata
masyarakat. Jika kinerjanya baik, tentu secara berangsur-angsur citranya akan terangkat.
Masyarakat akan memberikan penilaian berdasar nilai manfaat yang mereka
dapatkan. Jika mereka merasa senang dan puas, mendapat layanan yang baik, memperoleh informasi yang diperlukan
dengan cepat dan tepat, tentu masyarakat akan
memberikan nilai yang positif. Pernilaian masyarakat bebas, tidak mengikat dan tidak dapat dipaksakan karena sifatnya
obyektif.
Dari kacamata yang lebih
luas, peran perpustakaaan dapat dianggap sebagai agen perubahan, pembangunan, dan agen budaya dan pengembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi.
Perubahan selalu terjadi dari waktu ke waktu sesuai dengan perubahan zaman, dan
juga seiring dengan sifat manusia yang selalu ingin tahu, eksplorer, dan
berbudaya.
2.3
Struktur Organisasi Perpustakaan
Setelah mengetahui
bagaimana peran dari sebuah perpustakaan itu maka kita akan beralih membahas
mengenai struktur organisasi pepustakaan. Suwarno (2010:47) Struktur organisasi
perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata
hubungan kerja diperpustakaan. Oleh karena itu, struktur organisasi perpustakaan
setidaknya mencakup tiga hal: (1) struktur atau kerangka, (2) kelompok
orang-orang tertentu, dan (3) system.
Setiap perpustakaan
merupakan sebuah organisasi, baik yang berdiri sendiri maupun bagian dari organisasi yang mengkoordinasikan kegiatan
perpustakaan. Perpustakaan yang
berdiri biasanya adalah perpustakaan besar dalam pengertian koleksinya banyak, jumlah karyawan
banyak, ruang lingkup layananya luas, dan dana yang
dimilikinya besar. Perpustakaan seperti ini tentu mempunyai struktur organisasi.
Misalnya, perpustakaan kabupaten atau kota, perpustakaan provinsi, perpustakaan
universitas dan perpustakaan nasional. Sementara yang paling dapat digabungkan
denganlembaga induknya atau merupakan bagian dari suatu organisasi adalah perpustakaan
yang kecil.
Sebuah perpustakaan seperti
Perpustakaan Nasional, Badan Perpustakaan Provinsi,
dan perpustakaa perguruan tinggi tentu meiliki volume pekerjaan yang besar karena harus melayani masyarakat yang
cukup luas.
Struktur organisasi merupakan bentuk
atau figure yang akan menggambarkan beberapa hal (Sutarno NS, 2003:57)
sebagaimana disebutkan berikut:
1.
Formasi jabatan
Yaitu pos-pos jabatan yang harus diisi dengan orang-orang yang tepat
dan diberi batas ruang lingkup pekerjaan. Misalnya Kepala, Deputi, Bagian,
Subbagian , Seleksi. Formasi jabatan tersebut harus diisi secara proporsional
dan disesuaikan dengan kemampuan dan keprofesionalan personil. Dengan demikian
, diharapkan tidak adanya rangkap pekerjaan atau hal hal yang tercecer tak
tertangani sebagaimana mestinya.
2.
Geris komunikasi, perintah dan
laporan, dan kerja sama
Dalam organisasi yang sehat
jalanya arus komunikasi tidak hanya satu arah, akan tetapi paling tidak ada dua
arah, yaitu perintah dan laporan. Disamping itu, juga digambarkan bentuk jaingan
kerja sama antar masing-masing satuan tugas dan gugus tugas. Komunikasi yang
lancar akan berpengaruh terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan
meminimalisasi hambatan yang terjadi. Oleh karena itu, suatu system informasi
manajemen di dalam perpustakaan perlu dikembangkan dengan bahasa yang sederhana
dan mudah dipahami.
3.
Tugas, wewenang, dan tanggung
jawab
Salah satu prinsip organisasi adalah pembagian tugas, wewenang, dan
tanggung jawab. Dasar pemikianya adalah jika pekerjaan mampu dikerjakan oleh satu
orang atau saru bidang saja, tentu tidak perlu membentuk organisasi. Tetapi
jika pekerjaan membutuhkan orang lain membutuhkan manajemen dan organisasi,
diperlukanlah organisasi yang di dalamnya ada pembagian tugas, wewenang, dan
tanggung jawab. Namun demikian, kesemuanya itu harus ditunjang oleh fasilitas
yang diperlukan, dan dilandasi asas keadilan. Sehingga satu orang atau bagian
tidak iri dengan orang atau bagian lain. Tidak terkecuali perpustakaan yang
merupakan satu unit kerja, di dalamnya harus ada koordinasi yang mengarah pada
pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab tersebut.
4.
Kebutuhan pegawai
Sebuah perpustakaan yang sehat harus diisi dengan pegawai yang
memadai dan memenuhi semua criteria yang dipersyaratkan. Pegawai-pegawai
tersebut untuk mengisi seluruh informasi dan menjalankan semua tugas dan
fungsinya masing-masing. Jadi, pengisian pegawai ini tergantung oada kebutuhan
dan formasi yang tersedia.
5.
Komponen kepengurusan
perpustakaan
Komponen yang diperlukanuntuk mengisi struktur organisasi
perpustakaan yang paling urgen mencakup hal berikut:
a.
Kepala/pemimpin perpustakaan
dan pemimpin unit kerja didalamnya.
b.
Pustakawan yang ada pada
instansi pemerintah atau PNS disebut sebagai pejabat fungsional pustakawan,
sedangkan pada lembaga swasta disebut pustakawan.
c.
Pegawai pelakasana teknis
kepustakawanan untuk membantu pustakawan
d.
Pegawai tata usaha atau
kesekretariatan (adminsitrasi)
Tugas dan kegiatan perpustakaan dikelompokan dan
dibagikan kepada struktur jabatan tersebut. Hal itu berlaku untuk semua jenis
perpustakaan. Sementara volume, jumlah, dan jenis kegiatan dan pekerjaan sangat
tergantung kepada besar atau kecilnya perpustakaan. Dalam arti perpustakaan
yang kecil memerlukan struktur organisasi yang kecil dan tugas-tugas
pekerjaanya disesuaikan dengan keb utuhan. Dalam hal ini, dapat diambil sebuah
contoh perpustakaan sekolah. Mungkin dalam suatu perpustakaan sekolah pekerjaan
yang dapat dilakukan oleh dua atau tiga orang saja, karena biasanya koleksi
yang ada terbatas pada buku-buku pelajaran dan fiksi yang tidak banyak,
kapasitasnya kecilm begitu juga penggunanya tidak banyak. Maka keempat kelompok
jabatan tersebut dapat dikembangkan.
Untuk
kegiatan kelestarian di perpustakaan umum kabupaten/kota dikelompokkan ke dalam
bidang atau bagian kepegawaian, bagian keuangan, bagian perlengkapan, bagian
kerumah tanggaan dan lain sebagainya. Selanjutnya, tiap-tiap bagian dapat
dibagi lagi kedalam seksi, subseksi, subbagian, dan seterusnya. Layanan dapat
dikembangkan sesuai kebutuhan, antara lain, layanan anak-anak, layanan remaja
dan dewasa, layanan referensi, layanan sirkulasi, layanan keliling, layanan
bercerita promosi pemasyarakatan, administrasi keanggotan dan lain sebagainya.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dari
pembahasan masalah-masalah yang ada diatas, maka dapat saya simpulkan yakni
1. Dapat kita ketahui bahwa secara umum perpustakaan memiliki tugas
sebagai media atau sarana untuk mencari informasi dan ilmu pengetahuan, namun
secara garis besar perpustakaan memiliki tugas diantaranya tugas menghimpun informasi, tugas mengelola, tugas memberdayakan
dan memberikan layanan secara optimal.
2. Selain tugas, perpustakaan juga memiliki peran yang tidak jauh
berbeda dengan tugas perpustakaan yakni peran dari sebuah perpustakaan yang secara
umum adalah sebagai pusat sumber informasi bagi masyarakat umum, namun dapat
diintikan bahwa bagaimana profesional perpustakaan dalam mencapai visi, misi
dan tujuan sebagai pusat informasi.
3. Struktur organisasi pada perpustakaan menggambarkan bagaimana
pembagian kerja dan struktur hubungan kerja di perpustakaan. Dan struktur
tersebut mencakup 3 hal yakni, struktur atau kerangka, kelompok orang-orang
tertentu, dan system. Dalam struktur organisasi menggambarkan beberapa hal
diantaranya, formasi jabatan, garis komunikasi, perintah, laporan dan kerja
sama, tugas, wewenang dan tanggung jawab, kebutuhan pegawai serta komponen
kepengurusan perpustakaan. Namun, dapat diintikan strktor organisasi yang
dilakukan dalam perpustakaan tergantung dengan kondisi dan keadaan perpustakaan
tersebut. Dapat dicontohkan organisasi perpustakaan sekolah dan perpustakaan
kota memiliki organisasi yang berdeda dikarenakan juga kebutuhan yang berbeda.
3.2 Saran
Saran
dari pembahasan diatas dalam era globalisasi saat ini dan seiring dengan
kemajuan ilmu dan teknologi hendaknya perpustakaan yang memiliki tugas dan
perang yang begitu penting bagi masyarakat luas sebagai media atau tempat
sumber mencari informasi dan ilmu pengetahuan dapat lebih dikembangkan lagi
sesuai dengan kebutuhan masyarakat, agar masyarakat lebih sering berkunjung
keperpustakaan dan mendapat informasi maupun ilmu pengetahuan yang diinginkan.
DAFTAR RUJUKAN
Lia,
Y.2011. Konsep Dasar Perpustakaan,(http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/MATERI%20PERPUSTAKAAN_0.pdf),
diakses pada 16 November 2013.
Zurni,
Z.2004. Konsep Dasar Ilmu Perpustakaan,(http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1798/1/perpus-zurni3.pdf)
diakses pada 16 November 2013
Suwarno,
W. 2010. Dasar-Dasar Ilmu
Perpustakaan(Sebuah Pendekatan Praktis).Yogyakarta:AR-RUZZ MEDIA.
Sutarno
NS. 2005. Manajemen Perpustakaan dalam
Mengembangkan Masyarakat Informasi. Jakarta: Pantai Rei.
